Ciertos temas requieren de la caratulación de un expediente administrativo sobre el cual se irá agregando documentación relevante para llegar a un resultado final del asunto a tratar. Ante la aparición de Gdeba, la funcionalidad del sistema ha quedado supeditada a la caratulación de aquella temática que no se encuentran en dicho sistema, así también como a la prosecución del trámite de aquellos caratulados en su momento y que aún no han finalizado. Por otro lado, ciertos expedientes de papel originados en otras dependencias, le son remitidos al Ministerio de Trabajo porque requieren de su intervención. El ministerio una vez finalizada esta intervención vuelve a girar el expediente al organismo que corresponda.
Llevar un control y seguimiento durante la existencia del expediente hasta que una vez finalizado y archivado por un plazo determinado de tiempo, es destruido.
El sistema permite efectuar entre otras operaciones:
- Consultas por diferentes items como ser:
- Número de expediente.
- Por fechas de inicio, ingreso, archivo, reserva, destrucción, remito, situación, etc.
- Por CUIT, DNI, organismo, etc.
- N° Remito interno y externo
- Por texto de caratulacion, iniciador y contraparte
- Expedientes en oficina
- Ultima situación
- Por carpeta de archivo
- Caratulación de expedientes propios.
- Alta de expedientes provenientes de otros organismos.
- Modificación y anulación ante errores de carga.
- Asentar la agregación de fojas.
- Asentar el agregado de un expediente sobre otro.
- Reporte de alta por fecha.
- Confeccionar remitos internos y externos.
- Asentar la recepción o rechazo del remito.
- Otorgar permisos a los usuarios sobre diversas operaciones, asignarles oficinas.
- Reservar expedientes y colocarles el plazo en reserva.
- Reservar número de expedientes: los datos del expediente que se mostrarán de acuerdo a los permisos que tenga el usuario (y a la información que se haya cargado) están distribuidos en hasta seis solapas donde aparecerán algunos datos de los siguientes items:
- Datos generales del expediente.
- Datos de los movimientos y situaciones.
- Datos de la inspección y el sumario.
- Datos de las multas y convenios.
- Datos de la resolución.
- Datos de la inhibición.